Privacyinformatie.

Wie is verantwoordelijk?

Blokland Solutions B.V. biedt RentFaro aan op rentfaro.com. De inschrijving, het btw-identificatienummer en de zakelijke ondersteuningsgegevens staan op de bedrijfspagina. Blokland Solutions B.V. bepaalt hoe accountadministratie, abonnementsbetalingen en de beveiliging van de dienst worden uitgevoerd en is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke.

Voor verhuurgegevens die een klant importeert of invoert, bepaalt de klant doorgaans het doel van de verwerking en verwerkt Blokland Solutions B.V. die informatie volgens de instructies van de klant. De feitelijke omstandigheden bepalen de juridische rol van iedere partij. De afzonderlijke verwerkersovereenkomst moet die instructies en de toepasselijke dienstverleners benoemen; deze verklaring vervangt die overeenkomst niet. Als een klant zelf voor een andere organisatie optreedt, moeten ook de bijbehorende afspraken met verwerkers en subverwerkers worden vastgelegd.

Welke informatie de dienst verwerkt

• Accountregistratie: naam, organisatie, e-mailadres, het opgegeven wachtwoord (opgeslagen als hash), e-mailverificatie, inlogsessies en onboardingvoorkeuren. Een optioneel telefoonnummer en gegevens over SMS-login ondersteunen bestaande accounts.
• Verhuurwerk: woningdossiers, leads, contacten en huurders; gesprekken, ontvangers, berichtinhoud, concepten, bezichtigingsdatums, notities en geüploade documenten of bijlagen. Bestaande dossiers kunnen ook overeenkomsten, onderhoud of huurstatusgegevens bevatten. Klanten kiezen zelf welke inhoud zij invoeren.
• Facturatie en betalingen: volledige factuurnaam, adres, postcode, plaats, land, zakelijke of particuliere klantstatus en een optioneel zakelijk btw-identificatienummer; e-mailadres voor checkout, order- en betaal-ID's, Mollie-referenties voor klant, abonnement en machtiging, bedragen, betaal- en verlengingsstatus en datums. Een vaste prijsopgave legt het toepasselijke nettobedrag, de btw en het totaal vast. Een acceptatierecord bewaart de prijsopgavereferentie, toestemmingsversie en het acceptatiemoment. Deze records bewaren wat is afgesproken en wijzigen de prijs van een bestaande overeenkomst niet achteraf. Mollie verwerkt de betaalgegevens die in zijn checkout worden ingevoerd.
• Herroeping en andere verzoeken: de opgegeven naam en het e-mailadres van je account, een optionele orderreferentie, je verklaring, verzoek- en ontvangstbewijsidentificaties en een tijdstempel. Deze leggen de ontvangst van je verklaring vast en maken afhandeling van de bijbehorende overeenkomst en het verzoek mogelijk. Het ingelogde Accountformulier gebruikt je bestaande naam en e-mailadres en kan de verklaring aan je eigen account en order koppelen; het openbare formulier blijft zonder account beschikbaar. Vermeld in geen van beide formulieren betaalgegevens.
• Koppelingen en beveiliging: ingestelde mailboxadressen, providerinloggegevens of toegangstokens, synchronisatie- en verzendstatus, activiteits- en aflevergegevens en technische verzoekinformatie zoals IP-adressen. Wachtwoorden worden als hashes opgeslagen; de wachtwoordhash van een lopende registratie wordt bij activatie gewist, terwijl het actieve account zijn wachtwoordhash behoudt.

De algemene AI-assistent bewaart persoonlijke chats en berichtteksten per gebruiker. Voor het dagelijkse AI-budget worden ook tokenaantallen, gebruik en kosten bij de organisatie geregistreerd. Inbox-AI gebruikt het ingestelde bedrijfsprofiel en de bedrijfskennis; beoordelings- en feedbackregistraties bevatten onder meer bronverwijzingen, bron-ID’s en hashes van concepten. Deze auditregistratie bewaart geen verborgen interne redeneerstappen.

Waarom informatie wordt gebruikt

Om het account te registreren en activeren, de werkplek te leveren, abonnementen te verwerken, gebruikers te authenticeren, toegang te herstellen, accountberichten te versturen, herroepings- of andere rechtenverzoeken af te handelen en de door de klant gevraagde verhuur- of communicatieacties uit te voeren. Ingestelde AI-ondersteuning gebruikt geselecteerde dossier- of gesprekscontext om concepten en actievoorstellen ter beoordeling te maken. Binnenkomende mailboxinhoud, waaronder afzender, onderwerp en berichttekst, kan ook automatisch worden verwerkt voor samenvattingen en antwoordconcepten wanneer die AI-instelling is ingeschakeld. Een concept voorbereiden verstuurt geen antwoord aan een huurder. Klantinhoud is niet noodzakelijk anoniem wanneer die naar een AI-provider wordt gestuurd.

Persoonlijke dienstverleningsovereenkomst

Voor een accounthouder die persoonlijk een overeenkomst sluit, berust de noodzakelijke registratie, toegang en abonnementsverwerking op het nemen van stappen op diens verzoek en het uitvoeren van de overeenkomst.

Wettelijke verplichtingen

Factuur- en belastingadministratie, afhandeling van consumentenherroeping en privacyrechten en reacties op bindende wettelijke verzoeken worden verwerkt om aan de toepasselijke wettelijke verplichting te voldoen.

Zakelijke contacten en beveiliging

De voorgestelde grondslag voor noodzakelijke administratie van zakelijke contacten, fraudepreventie en bescherming van de dienst is een gerechtvaardigd belang. Doel, noodzaak en belangenafweging moeten worden vastgelegd voordat daarop wordt vertrouwd; dit geeft geen algemene toestemming voor ander gebruik.

Verhuurdossiers van klanten

De klant bepaalt en documenteert de toepasselijke rechtsgrond. RentFaro verwerkt gegevens volgens gedocumenteerde dienstinstructies en de verwerkersovereenkomst.

Het lezen van deze verklaring is geen toestemming voor iedere verwerking. De huidige website bevat geen advertentietracking of nieuwsbriefinschrijving. TODO: vul het verwerkingsregister en de afwegingen van gerechtvaardigde belangen voor de werkelijke bedrijfsvoering aan.

Dienstverleners en toegang

Toegang is beperkt tot bevoegde gebruikers, beheerders en dienstverleners voor zover nodig voor het betreffende doel. Mollie verwerkt checkout en terugkerende betalingen als verwerkingsverantwoordelijke voor zijn betaaldiensten volgens zijn eigen privacyinformatie. RentFaro bewaart betaalreferenties en status; de betaalgegevens die je in de Mollie-checkout invoert worden door Mollie verwerkt.

De bestaande deploymentdocumentatie noemt Hostinger VPS-hosting. Het domein en de aangeschafte e-maildienst lopen via GoDaddy, waar de mailbox info@rentfaro.com is aangemaakt. De daadwerkelijke e-mailbezorging, opvolging en accountmailinstellingen van de applicatie moeten nog worden gecontroleerd. Bij het koppelen van een klantmailbox kunnen diens IMAP/SMTP-dienst, Google of Microsoft betrokken zijn. Bij SMS of WhatsApp kunnen Twilio of Meta betrokken zijn. AI-verzoeken gaan naar de ingestelde provider, zoals OpenAI of GreenPT. Deze koppelingen verwerken gegevens wanneer de betreffende functie is ingeschakeld en ingesteld; de lijst met beschikbare adapters betekent niet dat elke provider de gegevens van elke gebruiker ontvangt.

De website en werkplek gebruiken systeemlettertypen op je apparaat en vragen geen externe lettertypebestanden op. Zie de pagina over cookies en opslag. Zonder controle stellen we niet dat alle opslag of AI-verzoeken anoniem zijn, alle gegevens versleuteld zijn of de volledige verwerking door een provider binnen de EU blijft.

TODO: publiceer de lijst van actieve dienstverleners en subverwerkers met hun doelen, verwerkingslocaties en overeenkomsten. Iedere doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte vereist een toepasselijke juridische doorgifteregeling en beoordeling, zoals een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen. Die regeling moet vóór het gebruik van de doorgifte worden vastgesteld en mag niet uit een providernaam worden afgeleid.

Bewaren en verwijderen

Informatie mag alleen worden bewaard zolang dat nodig is voor het doel of een toepasselijke wettelijke verplichting. Voor Nederlandse fiscale basisadministratie geldt doorgaans een bewaarplicht van zeven jaar; dit is geen zevenjaarsregel voor alle huurderberichten of geüploade documenten.

Het verlopen van een cookie of token beëindigt dat toegangsmechanisme; het verwijdert niet automatisch het account, de lopende registratie, betaalreferenties, berichten, documenten of auditgegevens. De huidige software voert geen volledige leeftijdsgebonden bewaartermijnen voor die gegevens uit. Een nieuwe prijsopgave kan 30 minuten worden geaccepteerd; het verlopen ervan wist die prijsopgave of een eerder acceptatierecord niet. Herroepingsverklaringen en ontvangstbewijzen bewaren bewijs van het verzoek en vragen ook een passende bewaar- en verwijderprocedure, in plaats van standaard onbeperkt bewaren. Uitloggen wist de lokale Inbox-concepttekst en opstelgegevens van het tabblad; concepten die al op de server zijn opgeslagen blijven onder de accounttoegang en serverbewaarregels vallen. Ook back-up- en logrotatie vormen op zichzelf geen volledig verwijderbeleid.

TODO: keur bewaartermijnen goed en voer ze uit voor mislukte registraties, accounts en verhuurinhoud, prijsopgaven en toestemmingsbewijs, herroepings-, ontvangstbewijs- en andere verzoekgegevens, betaalbewijs, berichten- en activiteitsgegevens, bijlagen, logs en back-ups. Beschrijf het ophalen van gegevens na beëindiging, verwijderen, wettelijke uitzonderingen en kopieën bij providers. Er wordt geen vaste verwijdertermijn toegezegd zolang die procedure niet operationeel is. De bewaartijden van browseropslag staan afzonderlijk in het cookiebeleid.

Informatie beschermen

Accountwachtwoorden worden als wachtwoordhash opgeslagen, niet als leesbare wachtwoorden. De app beperkt toegang per account en rol en beschermt integratiegeheimen afzonderlijk. Deze maatregelen betekenen niet dat ieder bericht of document van eind tot eind versleuteld is. Gebruik een veilig wachtwoord, controleer ontvangers en rechten en voer geen gegevens in die niet nodig zijn voor de verhuurtaak.

De definitieve operationele afspraken moeten beheerderstoegang, back-ups, incidentmelding en veilige afhandeling van privacyverzoeken omvatten. Verstuur bij een gewone ondersteuningsvraag geen wachtwoorden, herstellinks, verificatiecodes of een volledig identiteitsdocument.

Vragen en privacyrechten

Je kunt rechten hebben op inzage, correctie, verwijdering, beperking of ontvangst van je persoonsgegevens en op bezwaar tegen verwerking. Als verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming intrekken zonder de rechtmatigheid van eerdere verwerking te veranderen. Deze rechten hangen af van het doel en de toepasselijke regels; verplichte belastinggegevens worden bijvoorbeeld niet alleen vanwege het einde van een abonnement verwijderd.

Neem voor verhuurdossiers contact op met de klantorganisatie die daarvoor verantwoordelijk is. Gebruik voor RentFaro-accountadministratie het geverifieerde privacy- of postcontact op de bedrijfspagina. Geef in het verzoek aan wat je wilt en vermeld genoeg informatie om je account te vinden. Bel voor vragen over het indienen van een verzoek het zakelijke ondersteuningsnummer +31 6 1914 0605. Identiteitscontrole moet proportioneel zijn. De toepasselijke reactietermijn is doorgaans één maand; een toegestane verlenging en de reden moeten binnen die eerste maand worden meegedeeld. TODO: publiceer en test vóór openbare betaalde registratie het gevolgde privacycontact en de afhandelingsprocedure.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere bevoegde toezichthouder. Eerst contact met ons opnemen neemt dat recht niet weg.